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最全秘籍 | 如何提升外贸开发信的抵达率

2024-07-27

B2B外贸，除了被动等询盘以外，还有主动开发的方式。主动开发无需花费很多的money，技巧得当的话也能收获大订单。不过，可能最困扰外贸业务员的事情之一就是虽然开发信发了不少，得到回复的却寥寥无几。讲道理，这个环节也许是您的开发信抵达率出了问题。今天小编就来分享如何提升外贸开发信的抵达率这个话题。

NO.1 指标释义

大家在发送邮件时，经常会衡量的因素是邮件打开率和邮件点击（响应）率。在这个层级，粗略来讲涉及以下几个重要指标：

邮件打开率＝邮件打开数÷邮件发送数
邮件点击率＝邮件点击数÷邮件打开数
综合邮件效果＝邮件打开率×邮件点击率

但是，如果我们还想更细地探究邮件的表现的话，还要再衡量一个指标，那就是邮件到达率。

邮件到达率＝邮件到达数÷邮件发送数

这里的邮件到达是指邮件正常到达接收者收件箱的情况。如果邮件被接收者退回或者落入垃圾邮件箱则不视为一个成功的到达，我们要提高邮件的综合效果其中要通过的第一关考验就是邮件的到达。

NO.2 基础设置

01 准备企业邮箱工欲善其事必先利其器！

如果你还没有配置好你邮箱的基础settings，一股脑开始蛮干，最终的收获一般都不会很理想，最后也许只能说是邮件发到自己无能为力，最终却只能努力到感动自己，甚至怀疑自己。首先，重要的事情说三遍！最好准备一个企业邮箱！最好准备一个企业邮箱！最好准备一个企业邮箱！如果您使用的个人邮箱，被拦截到垃圾邮箱的概率相对较高，使用企业邮箱可以在这个维度，帮您拥有一个良好的开端。

02 做好邮箱身份验证通过身份验证的邮件

一则可以帮助保护收件人免受网上诱骗邮件等恶意电子邮件的侵害，一则也不容易被收件人拒收或标记为垃圾邮件。这些身份验证方法在您的域名提供商处设置。如果您使用了域名托管服务商或电子邮件服务提供商，请按照相应提供商的说明来设置身份验证。为您用来发送邮件的每个网域设置身份验证。敲黑板：如果以下内容您不知道如何设置，请直接联系您的域名提供商~

为网域发布SPF记录

SPF是 Sender Policy Framework 的缩写，是一种以IP地址来认证电子邮件发件人身份的技术。邮件的接收方会首先检查域名的SPF记录，来确定发件人的IP地址是否被包含在SPF记录里面，如果在，就认为是一封正确的邮件，否则会认为是一封伪造的邮件进行退回。SPF是跟DNS相关的一项技术，它向收信者表明，哪些邮件服务器是经过某个域名认可会发送邮件的。如果你拥有自己的域名，并且用它发送邮件，那么你应该为它添加 SPF。设置正确的 SPF 记录可以提高邮件系统发送外域邮件的成功率，也可以一定程度上防止别人假冒你的域名发邮件。那么如何设置SPF呢？SPF是通过域名的TXT记录来进行设置的。您可以联系自己的域名服务商，给自己域名设置一条TXT记录来避免这种情况。TXT记录值格式为： v=spf1include:spf.mail.【网域】.com~all （具体可咨询您的域名服务商）举例：腾讯云设置界面：

为邮件启用 DKIM 签名

接收邮件的服务器将使用 DKIM 来验证相应邮件是否确实由网域所有者发送。为域名启用 DKIM 将特殊的信息头附加到发自该域名的每个电子邮件。此信息头包含加密私钥。收件人邮件服务器会使用公钥核实电子邮件是否发自该域名且是否有人在传输过程中篡改电子邮件内容。没有信息头的电子邮件将被检测认定为不真实信息。您可以为每个域名启用 DKIM 签名。若要为单个域名启用 DKIM 签名发送邮件，请如下操作：转到网站与域名 > 您的域名 > “邮件” 标签 > 邮件设置。注解: 若您有用于发送邮件的域名别名，请同时为其添加 DKIM DNS 记录。请将用于主域名的相同记录用于域名别名。

为您的网域发布 DMARC 记录

DMARC 可帮助发件人防范自己的域名被仿冒。DMARC（Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance）是txt记录中的一种，是一种基于现有的SPF和DKIM协议的可扩展电子邮件认证协议，其核心思想是邮件的发送方通过特定方式（DNS）公开表明自己会用到的发件服务器（SPF）、并对发出的邮件内容进行签名(DKIM)，而邮件的接收方则检查收到的邮件是否来自发送方授权过的服务器并核对签名是否有效。对于未通过前述检查的邮件，接收方则按照发送方指定的策略进行处理，如直接投入垃圾箱或拒收。从而有效识别并拦截欺诈邮件和钓鱼邮件，保障用户个人信息安全。

如何设置DMARC记录？

登录域名管理后台，找到需要添加DMARC记录的域名，增加TXT记录; （在设置DMARC记录之前，请务必确保已设置SPF记录） _dmarcv=DMARC1; p=none; fo=1; ruf=mailto:dmarc@(your _domain).com; rua=mailto:dmarc_report@(your _domain).com 注意：Dmarc记录里，有两个值可由您来自定义： p：用于告知收件方，当检测到某邮件存在伪造发件人的情况，收件方要做出什么处理，reject为拒绝该邮件；none为不作任何处理；quarantine为将邮件标记为垃圾邮件。 ruf：用于当检测到伪造邮件，收件方须将检测结果发送到哪个邮箱地址。

建议：p值最优设置方式是第一次设置选择none，观察发信情况一个月，再改为quarantine，再观察一个月，最后再设为reject。

NO.3 注意发件质量

01 避免使用Spam Trigger Words发信

避免使用Spam Trigger Words发信也是一种讲究，当外贸卖家写信时，需要避开spam trigger words（垃圾邮件触发词），这样就可以增加邮件发送至对方邮箱的可能性，确保对方能够接收。最忌讳的就是price等有购买意味的关键词。下面是一些常见的spam trigger words，这些是许多邮件服务器系统都会规避掉的一些词汇，卖家注意不要使用！但是，spam trigger words多到超乎你的想象！大家多多留心哦~

02 逐步提高邮件的数量和频次发送量过高过快可能导致递送问题

如果您要发送大量电子邮件，我们建议您执行以下操作：

以一致的速率发送邮件。避免突然发送大量邮件。
先发送少量邮件，随着时间的推移，再逐步提高邮件发送量。
在提高邮件发送量的同时，定期监控发送速率和您收到的所有回复。通过定期监控，您可以在发送速率受限或开始看到错误时调低发送量。

以下因素会影响发送量的提高速度：

发送的电子邮件数量：您发送的电子邮件越多，应该以越慢的速度提高发送量。
发送电子邮件的频率：如果您每日而不是每周发送邮件，则可以以较快的速度提高发送量。
收件人对邮件的反馈（敲黑板秘籍）如果邮件的发件人地址在收件人的联系人列表中，则相应邮件不容易被标记为垃圾邮件。有时，有效邮件可能会被标记为垃圾邮件。收件人可以将有效邮件标记为非垃圾邮件，这样相应发件人日后发送的邮件应该会被递送到收件箱。强烈建议！请把上面这段篮色部分再读一遍很简单，易实现，易操作！